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Home-office: do presencial ao remoto em 4 passos

Home-office faz parte do início da vida de qualquer startup e na Vibbra! o trabalho remoto é também um dos nossos pilares. Mas isso não significa que sejamos contra o presencial. Defendemos um modelo híbrido de trabalho, onde se possa tirar o melhor proveito de ambos.

Desde 2017 estruturamos um trabalho presencial porém flexível e estávamos nesse modelo até a última Sexta-feira, quando optamos por retornar ao home-office como medida de preservação da vida mediante essa pandemia que se instaurou, #estamosjuntos.

Por isso, estamos fazendo o mesmo movimento que muitas empresas estão sendo obrigadas a fazer, que é migrar do presencial para o remoto de forma muito rápida e inesperada. Pensando nisso, resolvi criar esse material bem objetivo para compartilhar como estamos fazendo esse movimento aqui na Vibbra!, usando o nosso caso como exemplo prático.

Obviamente o que escrevo aqui está relacionado a um contexto de uma equipe pequena (atualmente 6 pessoas), mas saiba absorver o melhor desse conteúdo e tente ajustar para o seu contexto, seja qual for o tamanho do seu time.

Também é importante dizer que estou considerando que sua empresa já tenha processos de trabalho definidos, de forma que o necessário a se fazer é uma mudança do escritório para o home-office. Se você ainda não tem processos de gestão de equipe, gestão de informações, formato de comunicação, etc, pode ser interessante buscar um material adicional que o ajude nessa estruturação mais ampla.

Passo 1 – Colete todas as informações do escritório

Quando se tem uma equipe presencial é bem comum se utilizar processos de gestão mais visuais e físicos. E no nosso caso, onde temos parte da equipe que prefere métodos mais analógicos, todas as nossas paredes viraram painéis repletos de post-its e boards ????

Parede Vibbra!
Uma de nossas paredes e seus post-its

No caso do nosso processo de gestão da equipe, adotamos o Scrum como metodologia base, mas claro, adaptando alguns detalhes. Além de um Kanban na parede para aquele clássico acompanhamento: TO-DO, DOING, DONE.

Modelo de Kanban

Como estamos indo para o home-office, passamos uma última vez no escritório e tiramos fotos de tudo o que estávamos fazendo, além de coletarmos demais informações que seriam necessárias termos em casa.

Passo 2 – Defina as ferramentas do home-office e as atualize

Como comentei, já temos processos de trabalho bem definidos aqui na Vibbra! e ferramentas que já usamos diariamente. Portanto, não vou falar de quais ferramentas você deve ou não escolher, mas posso compartilhar algumas que utilizamos hoje.

Como já temos um stack definido de ferramentas e processos, para migrarmos para o home-office basicamente tivemos que gerar um Kanban no Trello refletindo o que temos no escritório, seguindo o mesmo modelo visual.

Board Trello
Exemplo de board do Trello

A grande vantagem de usarmos o Trello agora também para o acompanhamento da equipe, é que ele oferece mais recursos para enriquecermos esse monitoramento de atividades.

Passo 3 – Revise e ajuste seus rituais

Feita a migração das informações importantes do físico para o digital, é hora de revisar seus rituais da equipe. Aqui na Vibbra! usamos basicamente 4 rituais.

  • Todo primeiro dia útil do mês: revisão de OKRs e planejamento do mês (2h).
  • Todas as Segundas de manhã: planejamento da semana (1h).
  • Todos os dias após o almoço: reunião diária de acompanhamento (até 15min).
  • Todas as Sextas no fim do dia: revisão da semana (geralmente 1h que já vira happy hour).

Como atuamos com sprints semanais, esses rituais são suficientes para manter a equipe alinhada e focada nos objetivos. Agora é preciso ajustar os horários de cada ritual para o contexto de home-office de cada membro. É importante essa revisão pois trabalhando de casa, podem surgir questões pessoais que impeçam alguém de manter um determinado horário.

Passo 4 – Faça um realinhamento com o seu time sobre o home-office

Como passo final, é importante fazer uma videoconferência com todo o seu time para revisarem tudo isso juntos e ajustarem o que for necessário.

Home-office
Realinhamento do time em home-office

Nesse momento é importante reforçar o uso de determinadas ferramentas que serão fundamentais no home-office, como o Trello no nosso caso.

Também é importante todos estarem cientes dos rituais que devem se manter e serem respeitados. Utilize também essa conversa para compartilharem suas dúvidas e receios quanto ao home-office, para que achem soluções que mantenham a performance da equipe assim como estava sendo no presencial.


Mesmo para nós que já trabalhamos bastante tempo no home-office, voltar ao modelo em um momento em que estávamos no presencial e performando bem, não é tão simples. Estamos usando essa primeira semana para nos re-adaptarmos e isso faz parte do processo.

Como comentei, esse material é objetivo e prático e com base no passo a passo que literalmente fizemos aqui na Vibbra! essa semana. Espero que ajude você e seu time de alguma forma, mas caso queira que entremos em detalhes sobre algum ponto, é só entrar em contato.

#estamosjuntos

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