Como funciona Onboarding ?

O processo de integração de qualquer novato a um novo ambiente, ou momento de vida é sempre um processo delicado e importante. Integrar um novo funcionário a uma empresa não seria diferente. Afinal, se trata de um momento de passagem de alguém de fora, que precisa ser apresentado às diretrizes do novo ambiente de trabalho. Para fazer desse processo algo eficaz e, até mesmo, motivador e acolhedor, diferentes metodologias de onboarding foram desenvolvidas e aplicadas por diversas empresas.

Os primeiros dias de trabalho são alguns dos mais importantes. Para evitar sobrecarga de informação, algumas empresas iniciam o procedimento de onboarding por e-mail, enviando materiais sobre o código de conduta da empresa antes mesmo do novo colaborador iniciar suas atividades.

Ter uma pessoa responsável pelo “novato” pode ser uma boa ideia. Assim, é possível que a nova, ou novo colaborador saiba a quem recorrer na hora de sanar as pequenas dúvidas que podem surgir ao longo das primeiras semanas. Definir uma política de orientação por meio do diálogo; preparação e contextualização através de treinamento; assim como acompanhamento através de supervisão são aspectos chave de um processo de onboarding eficiente.

Mas como realizar o processo de onboarding quando o trabalho é remoto?

Neste momento em que as relações de trabalho se tornaram ainda mais digitais, muito trabalhos se tornaram remotos e até mesmo aquelas empresas habituadas a realizar um onboarding presencial necessitam se adaptar. Pensando nisso, separamos algumas dicas básicas que podem ser adotadas, ou não, por você que precisa integrar novos membros remotos à sua equipe.

  1. Apresente a empresa: uma reunião inicial dos novos colaboradores com seus gestores é fundamental para situá-los dentro da organização. Como a empresa está organizada; quais são seus setores; quais são os manuais de código de conduta; quais são os canais de comunicação utilizados; como se portar, ou a quem se dirigir, em caso de problemas ou dúvidas. Esses são alguns pontos a serem abordados na primeira reunião. Vale também reforçar o que é esperado do colaborador dentro da empresa e por quais atividades ele/ela será responsável. Certamente isso já deve ter ficado claro no momento da entrevista de contratação. Entretanto, nunca é demais repetir esse tipo de informação no processo de onboarding.
  1. “Apadrinhe” o novo colaborador: Mesmo que o time seja enxuto, deixe claro para o novo colaborador a quem ele ou ela pode recorrer em caso de dúvida. É normal que nos primeiros dias surjam muitas dúvidas e saber a quem recorrer pode ser essencial para evitar tensão e/ou retrabalho.
  1. Adicione a pessoa no Slack: Seja o Slack a ferramenta de comunicação utilizada na sua empresa, ou não, não deixe de adicionar o novo colaborador à este tipo de plataforma o quanto antes! Além de marcar o momento de “entrada” na empresa, é uma forma de fazer com o que o novato perceba o ritmo dos demais colaboradores.
  1. Ferramentas e senhas de acesso: trabalhadores da área de tecnologia sabem muito bem da necessidade de ter suas ferramentas de trabalho à mão, bem como suas respectivas senhas de acesso. Ao preparar o onboarding de seus desenvolvedores e ou gestores de projeto, lembre-se:
  • De repassar as senhas de acesso;
  • Apresentar as metodologias utilizadas (scrum, xp, etc), bem como o backlog de tarefas;
  • Demonstrar as políticas de servidor e mostrar as integrações das APIs;
  • Explicar como as redes e VPNs são usadas, entre outros.
  1. Apresente o colaborador aos colegas: assim como um novato seria convidado a “passear” pela empresa (bons tempos!) para conhecer as diferentes equipes, o novo colaborador remoto também precisa ser apresentado. Não subestime essa dica. Apesar de parecer óbvia, na correria do dia a dia pode passar despercebida e fazer falta mais adiante. Por isso, não deixe de agendar aquele Happy Hour ou Cafezinho Online para integrar os novos membros ao time. É bom para quem está chegando e é bom para o restante do time curioso por conhecer o novo colega de trabalho.

Bônus: Introduza o colaborador à cultura da empresa.

Bom, se você chegou até aqui, parabéns! Você agora vai ver o que temos a dizer sobre a nossa dica bônus. Aquela parte do onboarding sobre a qual todo mundo quer saber e para o qual não existe fórmula mágica ou receita pronta! Ou seja, como introduzir o colaborador à cultura da empresa.

Realmente, esse conselho bastante geral e abrangente não possui um passo a passo definido, pois cada ambiente de trabalho possui suas particularidades. Toda empresa é detentora de códigos de conduta que são criados – constantemente – por seus colaboradores e gestores (você já parou para analisar a cultura da sua empresa?)

Quando o trabalho é realizado presencialmente, o novo colaborador é imerso a essa nova cultura e pode observá-la muito mais facilmente. Porém, quando o trabalho é realizado de forma remota esta observação se torna mais “limitada” (por isso é importante adicionar o novo colaborador ao Slack o quanto antes). É fácil alguns gestores tomarem algumas ações e comportamentos como óbvios, por já estarem imersos à rotina e aos hábitos da sua empresa há muito tempo.

Entretanto, é preciso fazer o esforço de sair do próprio lugar e lembrar que para o novo membro – absolutamente – tudo pode ser novidade. Pecar por excesso de informação não é o problema. Problema é achar que o novato já sabe tudo e esquecer de fornecer informações cruciais. Por isso, o grande segredo de todo onboarding eficaz reside no diálogo aberto e na comunicação fluída.

E você? Que experiências de processos de onboarding remoto já teve? Alguma outra dica importante para compartilhar com a gente?

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