Home-office faz parte do início da vida de qualquer startup e na Vibbra! o trabalho remoto é também um dos nossos pilares. Mas isso não significa que sejamos contra o presencial. Defendemos um modelo híbrido de trabalho, onde se possa tirar o melhor proveito de ambos.
Desde 2017 estruturamos um trabalho presencial porém flexível e estávamos nesse modelo até a última Sexta-feira, quando optamos por retornar ao home-office como medida de preservação da vida mediante essa pandemia que se instaurou, #estamosjuntos.
Por isso, estamos fazendo o mesmo movimento que muitas empresas estão sendo obrigadas a fazer, que é migrar do presencial para o remoto de forma muito rápida e inesperada. Pensando nisso, resolvi criar esse material bem objetivo para compartilhar como estamos fazendo esse movimento aqui na Vibbra!, usando o nosso caso como exemplo prático.
Obviamente o que escrevo aqui está relacionado a um contexto de uma equipe pequena (atualmente 6 pessoas), mas saiba absorver o melhor desse conteúdo e tente ajustar para o seu contexto, seja qual for o tamanho do seu time.
Também é importante dizer que estou considerando que sua empresa já tenha processos de trabalho definidos, de forma que o necessário a se fazer é uma mudança do escritório para o home-office. Se você ainda não tem processos de gestão de equipe, gestão de informações, formato de comunicação, etc, pode ser interessante buscar um material adicional que o ajude nessa estruturação mais ampla.
Passo 1 – Colete todas as informações do escritório
Quando se tem uma equipe presencial é bem comum se utilizar processos de gestão mais visuais e físicos. E no nosso caso, onde temos parte da equipe que prefere métodos mais analógicos, todas as nossas paredes viraram painéis repletos de post-its e boards ????
No caso do nosso processo de gestão da equipe, adotamos o Scrum como metodologia base, mas claro, adaptando alguns detalhes. Além de um Kanban na parede para aquele clássico acompanhamento: TO-DO, DOING, DONE.
Como estamos indo para o home-office, passamos uma última vez no escritório e tiramos fotos de tudo o que estávamos fazendo, além de coletarmos demais informações que seriam necessárias termos em casa.
Passo 2 – Defina as ferramentas do home-office e as atualize
Como comentei, já temos processos de trabalho bem definidos aqui na Vibbra! e ferramentas que já usamos diariamente. Portanto, não vou falar de quais ferramentas você deve ou não escolher, mas posso compartilhar algumas que utilizamos hoje.
- G Suit + Drive: E-mails, colaboração online em documentos e armazenamento na nuvem.
- Trello: boards de projetos específicos.
- Clicksign: assinatura digital de documentos.
- NectarCRM: pipe de vendas.
- Calendly: agendamento de reuniões.
- Slack: comunicação direta com a nossa rede de profissionais.
- Hangouts, Skype, Zoom e Whereby: videoconfências em geral.
- Zendesk: suporte e atendimento.
- Plataforma Vibbra: temos um administrativo que centraliza todas as ações da nossa plataforma.
Como já temos um stack definido de ferramentas e processos, para migrarmos para o home-office basicamente tivemos que gerar um Kanban no Trello refletindo o que temos no escritório, seguindo o mesmo modelo visual.
A grande vantagem de usarmos o Trello agora também para o acompanhamento da equipe, é que ele oferece mais recursos para enriquecermos esse monitoramento de atividades.
Passo 3 – Revise e ajuste seus rituais
Feita a migração das informações importantes do físico para o digital, é hora de revisar seus rituais da equipe. Aqui na Vibbra! usamos basicamente 4 rituais.
- Todo primeiro dia útil do mês: revisão de OKRs e planejamento do mês (2h).
- Todas as Segundas de manhã: planejamento da semana (1h).
- Todos os dias após o almoço: reunião diária de acompanhamento (até 15min).
- Todas as Sextas no fim do dia: revisão da semana (geralmente 1h que já vira happy hour).
Como atuamos com sprints semanais, esses rituais são suficientes para manter a equipe alinhada e focada nos objetivos. Agora é preciso ajustar os horários de cada ritual para o contexto de home-office de cada membro. É importante essa revisão pois trabalhando de casa, podem surgir questões pessoais que impeçam alguém de manter um determinado horário.
Passo 4 – Faça um realinhamento com o seu time sobre o home-office
Como passo final, é importante fazer uma videoconferência com todo o seu time para revisarem tudo isso juntos e ajustarem o que for necessário.
Nesse momento é importante reforçar o uso de determinadas ferramentas que serão fundamentais no home-office, como o Trello no nosso caso.
Também é importante todos estarem cientes dos rituais que devem se manter e serem respeitados. Utilize também essa conversa para compartilharem suas dúvidas e receios quanto ao home-office, para que achem soluções que mantenham a performance da equipe assim como estava sendo no presencial.
Mesmo para nós que já trabalhamos bastante tempo no home-office, voltar ao modelo em um momento em que estávamos no presencial e performando bem, não é tão simples. Estamos usando essa primeira semana para nos re-adaptarmos e isso faz parte do processo.
Como comentei, esse material é objetivo e prático e com base no passo a passo que literalmente fizemos aqui na Vibbra! essa semana. Espero que ajude você e seu time de alguma forma, mas caso queira que entremos em detalhes sobre algum ponto, é só entrar em contato.
#estamosjuntos
