Se por um lado acessar informações e estatísticas está consideravelmente mais fácil, por outro vemos crescer um problema comum entre as empresas: como organizar dados?
Alcançar um padrão para o armazenamento de informações coletadas em diversas fontes e formatos é realmente um desafio, mas também um passo importante quando pensamos em uma cultura data-driven.
Por que organizar os dados é tão (ou mais) importante que apenas coletar?
Não tenha dúvidas: uma gestão baseada em dados é um diferencial competitivo.
Afinal, vamos pensar juntos: se a empresa tem segurança para aceitar ou não um desafio com base em evidências, por exemplo, ela já está à frente de boa parte da concorrência. Concorda?
Por isso, assim como manter a base de dados organizada tem o poder de escalar o negócio, uma base desorganizada pode prejudicar seriamente o desenvolvimento e o posicionamento da empresa no mercado.
Na maioria dos casos, é melhor ter uma pequena base de dados organizados do que muitos dados desconectados dos objetivos e estratégias da empresa.
Um exemplo prático: imagine que a sua empresa armazena dados de localização para promover ações regionais, mas essa base de dados não está padronizada ou atualizada. Em alguns casos, as regiões estão descritas por extenso, em outros são apenas siglas ou abreviações. Em certo momento, surgiu a oportunidade de criar uma ação promocional de frete grátis para clientes localizados em São Paulo, mas devido à inconsistência nas informações, clientes do Paraná também receberam as comunicações. É para evitar situações assim que manter uma base de dados organizada e padronizada é essencial. Assim você garante que sua empresa tome decisões baseadas em informações confiáveis.
Como organizar dados para escalar o negócio?
De acordo com Fernanda Barcelos, Chefe de Estratégia e Líder de Produto da Vibbra,
“Para escalar, é preciso processualizar, repetir e mapear. Quanto mais organizados e padronizados os dados estão, mais inteligentes serão os relatórios. E quanto melhores os relatórios, mais fácil se torna a tomada de decisões baseadas em dados”.
Ou seja, organizar dados vai muito além de reter informações. É preciso padronizar tanto a forma de coleta quanto a forma de armazenamento da base.
Afinal, tenha em mente que o objetivo é facilitar as análises e as projeções para as estratégias de negócio.
Na prática, para conseguir organizar dados é preciso se atentar aos seguintes passos:
1. Defina quais dados são importantes
Quais dados você precisa para alcançar seus objetivos? Uma boa forma de começar a organizar dados é filtrar o que é realmente relevante armazenar.
Afinal, existem milhares de dados disponíveis e tentar guardar todos eles pode ser mais frustrante do que estratégico.
Por exemplo, se o seu objetivo é entender o comportamento dos clientes para melhorar as vendas, os dados mais relevantes podem incluir:
- Histórico de compras;
- Preferências de produtos;
- Feedbacks;
- Taxas de retorno.
Por outro lado, se o foco for a otimização de processos internos, faz mais sentido armazenar dados sobre desempenho das equipes, prazos de entrega e produtividade devem estar no radar. Fez sentido?
2. Utilize ferramentas de gestão para melhorar a organização
Apesar de algumas pessoas torcerem o nariz para dicas que envolvem a adoção de novos softwares de gestão, é importante que você reconheça a relevância dessas ferramentas para uma boa organização das informações.
Embora algumas delas possam adicionar um custo extra para a empresa, a boa notícia é que existem diversas opções no mercado, cada uma adaptada a diferentes necessidades e orçamentos.
Confira abaixo algumas das ferramentas de gestão de dados mais utilizadas por empresas em todo o país e quais são as indicações de uso de cada uma delas:
- CRM (Customer Relationship Management): se o objetivo for gerenciar dados sobre o relacionamento com clientes, como interações, vendas e contatos, aposte em ferramentas como Salesforce, HubSpot e Pipedrive;
- ERP (Enterprise Resource Planning): considere sistemas como SAP, Oracle ERP e Totvs se o objetivo for integrar processos de diferentes áreas da empresa, centralizando dados financeiros, de produção e de logística em um único lugar.
- Ferramentas de BI (Business Intelligence): se você precisa criar dashboards e relatórios inteligentes a partir de grandes volumes de dados, plataformas como Power BI, Tableau e Qlik Sense são a aposta certa! Essas ferramentas facilitam a visualização das informações de forma clara e acessível para toda a equipe.
- Plataformas de automação: você percebeu um grande volume de processos repetitivos no dia a dia da sua empresa? Ferramentas como Zapier e Integromat podem ajudar!
Elas automatizam processos e integram diferentes sistemas, garantindo que os dados estejam sincronizados em tempo real.
Quais dessas ferramentas ajudariam na rotina da sua equipe? Investir em tecnologias como as mencionadas acima é um passo bem importante para organizar dados de maneira eficiente.
3. Crie padrões de coleta e processamento de dados
Uma vez que você sabe quais dados precisa armazenar e quais ferramentas vão te ajudar neste processo, o próximo passo é criar padrões de coleta.
Aqui, a ideia é evitar que informações importantes se percam ou sejam registradas da forma errada.
Para entender melhor, confira um exemplo mencionado por Fernanda:
“Queremos saber quem é a persona para quem mais vendemos. Para isso, precisamos entender o cargo e a área das pessoas que abordamos. Se deixamos os campos abertos para que os vendedores preencham a ferramenta de CRM, teremos várias formas de representar um mesmo cargo. Um CEO pode ser escrito como chefe executivo, presidente, fundador, etc.”.
4. Transforme dados em ações
A coleta e organização de dados só trazem valor quando são transformadas em ações. Ou seja, de nada adianta coletar uma imensidão de informações se elas não forem analisadas e aplicadas em estratégias reais!
Por isso, não tenha medo de agir com base nos dados coletados — afinal, a mágica acontece quando os dados impulsionam mudanças práticas. E é só assim que você terá certeza de que a organização está adequada!
Vamos a mais um exemplo: se os dados apontarem que seu time de vendas está fechando mais negócios com clientes de uma área específica, use essa informação para redirecionar esforços de marketing para esse segmento ou então desenvolver novos produtos direcionados a essa área.
Esse tipo de insight é o que transforma dados em inteligência competitiva!
5. Mantenha um ciclo de revisão de dados e melhoria contínua
Sim, o processo precisa ser contínuo. Afinal, à medida que o mercado e sua empresa evoluem, novos dados surgem, e suas necessidades também mudam.
É por isso que o ciclo de coleta, análise e aplicação de dados deve ser constantemente revisitado e ajustado.
De acordo com Fernanda,
“No início, é normal termos mais caixas abertas do que fechadas, até para entendermos quais informações podem ir naquele campo. Mas à medida que a operação for rodando, é importante ir fechando os campos para manter o controle e a padronização dos dados coletados”.
Ou seja, assim como os objetivos e processos da empresa mudam, a forma que você coleta e armazena informações deve acompanhar essas mudanças para que os dados estejam sempre confiáveis e alinhados à estratégia do negócio.
Organizar e padronizar dados é a base para uma gestão data-driven eficiente e uma estratégia de crescimento sustentada por decisões bem informadas. Aplique esses passos, utilize as ferramentas recomendadas e transforme dados em inteligência competitiva. Continue acompanhando nossos conteúdos para saber mais sobre cultura data-driven e novas práticas de gestão de dados para empresas inovadoras!
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