Como identificar e resolver atrasos, mantendo a comunicação clara e o engajamento da equipe? Além de organizar um cronograma alinhado às possibilidades de execução da empresa, existem outras 5 estratégias que você pode adotar para contornar um roadmap atrasado e destravar o planejamento para reduzir a pressão sobre o seu time!
Identifique e documente as causas do atraso
O primeiro passo para resolver os atrasos é identificar e registrar os motivos. Apesar de parecer básico, esse passo passa despercebido por muitos gestores e equipes, uma vez que a cultura de documentação nem sempre é priorizada nas rotinas empresariais.
Muito mais do que entender as causas de um roadmap atrasado, é importante documentar as intercorrências para tê-las sempre à mão e evitar atrasos futuros.
Isso envolve:
- Análise de fatores internos
- Feedback da equipe
- Avaliação de processos
Veja algumas perguntas que podem ajudar no seu entendimento sobre os motivos do atraso:
- Há problemas na gestão do tempo, falta de recursos ou gargalos específicos nos processos internos?
- O que seu time tem a dizer sobre o cronograma estabelecido? Os envolvidos estão seguros sobre os prazos estimados?
- Os processos atuais são efetivos para identificar previamente ineficiências e áreas de melhoria?
Transparência e alinhamento
A pressão para seguir os prazos pré definidos pode produzir ou intensificar ruídos na comunicação.
Para minimizar esses riscos, o contato síncrono (reuniões) tende a ser mais eficiente em situações de riscos, uma vez que reduzem possíveis interpretações ambíguas.
Dois processos podem ajudar você a manter a transparência e promover o alinhamento entre o time:
- Crie o hábito de reuniões regulares
Mantenha um contato frequente para manter todos informados sobre o progresso e desafios do cronograma.
Além de um roadmap focado em projetos e entregas, desenhar um cronograma de reuniões ou alinhamentos assíncronos é fundamental para manter a organização e minimizar dúvidas ao longo do caminho.
- Estabeleça o uso ferramentas de comunicação acessíveis a todos:
Ferramentas de gestão de projetos e de comunicação são excelentes apostas para garantir que todos estejam alinhados e atualizados.
A comunicação assíncrona entre times ganha cada vez mais destaque no cenário remoto, mas para que todos possam acessar atualizações sobre as demandas e registrar suas contribuições, a padronização de uma ferramenta ou canal de comunicação é essencial para evitar ruídos.
Revise e, se necessário, reconsidere o roadmap
Se o roadmap atrasado já é uma situação constante, talvez seja hora de revisar o planejamento para priorizar entregas e objetivos.
Uma dica extra é revisar o cronograma com o auxílio da equipe, buscando entender como as áreas podem se apoiar e quais demandas precisam de mais ou menos tempo para serem entregues.
De forma prática, você deve:
1. Reavaliar prioridades: quais são as tarefas mais críticas? Quais etapas do roadmap mais impactam na continuidade do projeto?
Converse com seu time para entender se todos os passos do projeto podem ser concluídos internamente ou se há a necessidade de contar com apoio externo, como ferramentas ou profissionais especialistas em áreas chaves para o objetivo.
2. Abrir a possibilidade de redistribuir tarefas: se for necessário, realoque recursos e esforços para as tarefas prioritárias.
Leve em consideração não apenas as atividades relacionadas ao objetivo, mas também a rotina dos profissionais envolvidos em outras atribuições.
Entenda as dores e ofereça apoio genuíno ao time
Uma equipe sobrecarregada e pressionada tende a ficar desmotivada. Esses sentimentos não apenas impactam na produtividade, mas também podem despertar sensações como desvalorização e injustiça, principalmente em profissionais que apresentam um bom desempenho em outras frentes ou entregas.
Por isso, busque entender genuinamente quais são as dores do time e ofereça apoio para que todos possam encontrar caminhos favoráveis à equipe e entregas.
Atente-se aos tipos de apoio que podem ser dados em situações de sobrecarga:
Apoio emocional e profissional
Dar suporte emocional faz, sim, parte do trabalho de uma liderança e também do trabalho entre pares. Isso significa buscar entender como fatores de origem pessoal podem impactar na entrega do colaborador, assim como reconhecer problemas técnicos que podem estar fazendo parte da rotina dessa pessoa.
O time tem tempo útil para realizar as tarefas? Possui ferramentas de trabalho adequadas para desenvolver cada etapa do cronograma? Essas perguntas podem te ajudar a entender a realidade da equipe e oferecer suporte.
Treinamentos e desenvolvimento
Se você identificou que o roadmap atrasado não está relacionado a problemas pessoais ou técnicos, considere a possibilidade de que talvez tenha designado tarefas que exigem mais do que seus colaboradores podem entregar.
Se este for o caso, investir em treinamento e capacitação pode ser a saída para melhorar a eficiência e habilidades da equipe. Para isto, você pode promover encontros sobre temas específicos, imersões conjuntas nos sistemas e dinâmicas descontraídas para testar conhecimentos e incentivar novos aprendizados.
Amadureça o time e seus processos
Por mais desenvolvido que um time seja, pessoas e processos sempre têm potencial para amadurecimento.
Isso significa abrir espaço para erros e conversas sinceras por meio de feedback estruturado e também revisitar procedimentos que talvez antes fizessem sentido e hoje já não cabem mais na rotina da equipe.
Terceirize talentos
Como dito no tópico acima, considere que um dos motivos do atraso no roadmap e na sobrecarga do time pode ser a falta de conhecimento e habilidades técnicas para tratar de etapas fundamentais do planejamento.
É comum que no momento do planejamento o time subestime a complexidade de tarefas e depois tenha dificuldades em executá-las. Para casos assim, a contratação de especialistas pode ser o pulo do gato para destravar projetos e dar aquele respiro para o time.
Porém, contratar novos funcionários em regime CLT pode ser arriscado, comprometer o caixa e não ser a saída mais inteligente para colocar o cronograma nos trilhos a tempo.
Para isso, a terceirização de talentos, ou Talent as a Service, pode ser uma solução eficaz porque:
- Permite contratar profissionais qualificados por períodos específicos e que podem ser reajustados conforme a demanda do projeto;
- Reduz custos fixos, já que não há encargos trabalhistas e benefícios permanentes;
- Oferece acesso a uma vasta gama de talentos especializados, garantindo a qualidade das entregas.
Conclusão
Gerenciar um roadmap envolve desafios constantes, especialmente quando se trata de cumprir prazos sob pressão.
Identificar as causas dos atrasos, manter uma comunicação clara, revisar e priorizar tarefas, apoiar a equipe tech e considerar a terceirização de talentos são 5 estratégias que podem ajudar você a contornar um roadmap atrasado e superar obstáculos.
Além disso, investir no amadurecimento do time também garantirá um crescimento sustentável e sucesso a longo prazo. O sucesso de uma equipe e de um projeto depende da capacidade de se adaptar rapidamente e encontrar soluções inteligentes e práticas para os desafios do dia a dia.
